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上??萍即髮W行政檔案管理辦法(試行)

發布時間:2019-05-10瀏覽次數:13

第一章總則

第一條 為規范上??萍即髮W(以下簡稱上科大)行政檔案管理工作,依據20088月教育部和國家檔案局頒布《高等學校檔案管理辦法》(第27號令)、《高等學校實體分類法》(DA/T10-1994)、《高等學校檔案工作規范》(教辦〔1993429號)等法律法規,結合上科大行政檔案工作的實際情況,制定本辦法。

第二條 凡是學校在行政工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等各類載體材料,均屬行政檔案。

第三條 行政檔案必須集中統一管理,確保其完整、系統、準確和安全,便于檔案的開發利用。

第四條 行政檔案嚴格實行部門歸檔制度。歸檔工作實行三納入、四同步管理:即納入各部門的工作計劃、規劃,納入管理制度,納入管理人員的職責范圍;在布置、檢查、總結、驗收各項工作時,要同時布置、檢查、總結、驗收行政檔案歸檔工作。

第五條 學校各院、所、部、處、中心,應確定部門兼職檔案員,協同圖書信息中心(檔案館)做好行政檔案的收集、整理歸檔工作。

第二章歸檔范圍

第六條 行政類檔案主要包括高等學校行政工作的各種會議文件、會議記錄及紀要;上級機關與學校關于行政管理的材料。具體范圍見附件1。

第七條 不歸檔的文件材料

(一)上級機關普發性不需本校辦理的文件材料,任免、獎懲非本校有關工作人員的文件材料,供工作參考的抄件等。

(二)本校文件材料中的重份文件,無查考利用價值的事務性、臨時性文件,一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿。

(三)無特殊保存價值的信封,不需辦理的一般性人民來信、電話記錄。

(四)學校內部互相抄送的文件材料。

(五)學校及各院所部處負責人兼任外單位職務形成的與本校無關的文件材料,有關工作參考的文件材料;

(六)未經會議討論,未經學院領導審閱、簽發的未生效文件,一般性文件的歷次修改稿、校對稿(學院主要負責人親筆修改稿和負責人簽字的最后定稿除外)。

第三章歸檔要求

第八條 凡屬行政檔案歸檔范圍的文件材料,各院、所、部、處、中心須按規定向圖書信息中心(檔案館)移交,實行集中統一管理,任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。

第九條 行政檔案歸檔采用紙質檔案與電子檔案相結合的歸檔方式,凡有原始簽字、蓋章的材料應歸紙質材料。凡不涉及到簽字蓋章或已經有合法電子簽章的電子文件可實行電子文件歸檔。電子文件與紙質文件具有相同的法律效力。

第十條 學校各院、所、部、處、中心立卷應按問題組卷,保持文件之間的有機聯系,以便于查找利用。

第十一條 每一立卷歸檔單位的兼職檔案員,在平時應按公文處理制度及時做好文件材料的收集,并參照附件1;編制案卷類目,根據案卷類目分別歸卷。

(一)上級下達的文件材料,綜合性的,由校辦立卷歸檔,專業性的或具體業務性的,由各承辦單位立卷歸檔。

(二)行政發文由校辦統一立卷歸檔。

(三)校長辦公會所形成的文件材料,由校辦分別立卷歸檔。

(四)兩個以上單位共同辦理的文件,由主辦單位立卷歸檔,非主辦單位只保存復制本。

(五)各臨時機構撤銷機構時形成的材料,應于機構撤銷前做好整理工作,移交圖書信息中心(檔案館)保存,任何人不得帶入其他單位。

第十二條 在OA系統上產生的帶有電子簽章的公文,由文件的形成單位對文件的的真實性、完整性、可用性和安全性進行檢查,待文件辦結后由OA系統自動對接到檔案管理系統。

第十三條 行政檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第十四條 歸檔文件質量要求

(一)紙質文件

1.歸檔的文件一般應為原件;

2.文件的內容必須真實、準確,與實際相符合;

3.文件應字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,簽字蓋章手續完備;

4.文件應采用耐久性強的書寫材料,如碳素墨水、藍黑墨水,不得使用易褪色的書寫材料,如:紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。

(二)電子文件

1.歸檔的電子文件應真實、完整、有效;

2.電子文件歸檔采用在線歸檔或者離線刻盤方式進行。

3.電子文件離線存儲采用一次性寫入光盤或藍光光盤。光盤要求外觀完好、整潔無損、無計算機病毒。

第十五條 歸檔文件歸檔流程

(一)紙質文件

1.組件

歸檔文件一般以每份文件為一件。正文、附件為一件;文件正本與定稿(包括法律法規等重要文件的歷次修改稿)為一件;正本與翻譯本為一件;中文本與外文本為一件;報表、名冊、圖冊等一冊(本)為一件(作為文件附件時除外);簡報、周報等材料一期為一件;會議紀要、會議記錄一般一次會議為一件,會議記錄一年一本的,一本為一件;來文與復文(請示與批復、報告與批示、函與復函等)一般獨立成件,也可為一件。有文件處理單或發文稿紙的,文件處理單或發文稿紙與相關文件為一件。

2.組卷

行政檔案按照問題組卷,反映相同問題的放在一個案卷盒內。卷內文件按時間順序排列。

3.修整

歸檔文件裝訂前,應對不符合要求的文件材料進行修整。歸檔文件已破損的,應予以修復;字跡模糊或易退變的,應予以復制。歸檔文件應按照保管要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。對于幅面過大的文件,應在不影響其日后使用的前提下折疊成A4紙大小。

4.裝訂

歸檔文件以件為單位裝訂(可采用不銹鋼釘裝訂和膠裝兩種方式進行裝訂)。較厚的文件用“三孔一線”裝訂,裝訂需牢固、安全、簡便,做到文件不損頁、不倒頁、不壓字,裝訂后文件平整,有利于歸檔文件的保護和管理。裝訂應盡量減少對歸檔文件本身的影響,原裝訂方式符合要求的,應維持不變。

5.檔案系統錄入條目

在檔案系統中按照要求逐條錄入案卷和卷內信息,也可使用excel表格批量導入方式導入案卷和卷內條目信息。條目錄入后需經圖書信息中心(檔案館)審核后方可在線移交。

6.移交準備

裝盒:立卷部門向圖書信息中心(檔案館)領取對應容量的檔案裝具裝盒。

打?。簷n案系統中打印卷內目錄放置于文件之前,備考表放置于文件之后(備考表需簽字)。

(二)電子文件

有效完整的電子版的文件,與紙質文件著錄方式相同,需在檔案系統上著錄條目再上傳電子版本的文件,歸檔的電子文件必須是定稿,電子文件的歸檔范圍與組卷排列方式與紙質文件一致。

歸檔的電子文件由文件的歸檔單位對文件的真實性、完整性、有效性進行檢查。

電子文件計算機存貯名可用題名或者檔號。

行政檔案電子文件應以PDF、PDF/A、RTF、WPS、DOCX、JPG、TIF、PNG等通用格式歸檔。

以專有格式存貯的電子文件不能轉換為通用格式時,應同時收集專用軟件、技術資料、操作手冊等。

第四章檢查驗收和移交歸檔

第十六條 圖書信息中心(檔案館)人員檢查驗收合格后,系統打印移交憑證一式兩份簽字,移交雙方可留存一份以備查考。

第十七條 歸檔時間

職能部門上一年辦結完畢的行政類文件應于第二年630日前完成歸檔移交。

教學部門上一年辦結完畢的行政類文件應于第二年1130日前完成歸檔移交。

第五章開發利用

第十八條 學校應積極開展行政檔案利用工作,利用檔案應當履行查閱手續,利用類型包括紙質與電子借閱。

第十九條 除特定權限內檔案,教職工可憑有效證件利用本部門歸檔文件,利用他部門歸檔的行政文件需雙方領導審批。

第六章其他

第二十一條 本辦法由校長辦公室、圖書信息中心聯合制定、聯合解釋,經雙方確定后實施。

附件1:行政類檔案歸檔范圍及保管期限表。

                                                         二〇一九年五月十日


  


附件1

行政檔案歸檔范圍及保管期限表

分類號:XZ11(行政綜合

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

上級關于高校行政管理的綜合性文件 (行政收文)

需要學校貫徹執行的重要綜合性文件永久

需要學校貫徹執行的一般綜合性文件定期30

永久 / 定期30年   

次年6月底前

校長辦公室

2

行政發文(制度、向上級請示等)
本校相關職能相關的重要文件 永久
本校相關職能相關的一般的文件 定期30

永久 / 定期30年   

次年6月底前

校長辦公室

3

本校教育事業規劃、計劃

永久

次年6月底前

校長辦公室

4

校長辦公會會議紀要

永久

次年6月底前

校長辦公室

5

由校辦承辦的各類會議相關文件(日程安排、出席名單、簽到表、領導發言稿)
重要會議 永久
一般性會議 定期30

永久 / 定期30年   

次年6月底前

校長辦公室

6

由校辦承辦的各類接待來訪相關文件(日程安排、發言稿)
重要接待來訪 永久
一般性接待來訪 定期30

永久 / 定期30年   

次年6月底前

校長辦公室

7

高等教育事業統計

永久

次年6月底前

校長辦公室

8

年報

永久

次年6月底前

校長辦公室

9

本校起用新印章的印模

永久

次年6月底前

校長辦公室

10

事業單位法人年度報告書

永久

次年6月底前

校長辦公室

11

以學校名義與政府機構、其他高校簽訂的協議書、合同
重要的永久
一般性的 定期30

永久 / 定期30年   

次年6月底前

校長辦公室

12

校辦主辦、承辦的各類大型活動材料(開學典禮、校慶)

  

次年6月底前

校長辦公室

  

1) 關于開學典禮、校慶活動的活動安排材料(日程計劃、出席名單)   

永久

次年6月底前

校長辦公室

  

2) 對開學典禮、校慶活動的相關報道

永久

次年6月底前

校長辦公室

  

3)領導講話稿件

永久

次年6月底前

校長辦公室

  

4)簽到、來賓簽名冊

永久

次年6月底前

校長辦公室

13

信訪工作材料
重要的定期30
一般的定期10

定期30 / 定期10

次年6月底前

校長辦公室

14

本科教學基本狀態數據

永久

次年6月底前

校長辦公室

15

律師已審定的合同定稿、合同清單

永久

次年6月底前

校長辦公室

16

上級與各學院、研究所、中心的來文、請示和批復

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

17

各學院、研究所、中心重要會議記錄、簡報

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

18

各學院、研究所、中心工作計劃、總結、報告

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

19

各學院、研究所、中心制定的規章制度

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

20

各學院、研究所、中心的年度大事記

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

21

各學院、研究所、中心年度統計報表

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

22

各學院、研究所、中心關于機構設置的通知

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

23

各學院、研究所、中心關于重大活動、重要事件形成的文件材料等

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

24

各學院、研究所、中心與國內外單位協作合同(10萬以上)、協議書等材料

定期30/定期10

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

25

各學院、研究所、中心接收外單位捐贈、各類基金等材料(學校層面)

定期30

次學年11月底前

各學院、研究所、中心

分類號:XZ12(人事)

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

上級、本校關于人事工作的文件材料

定期30

次年6月底前

人力資源處

2

人事工作的規章制度

定期30

次年6月底前

人力資源處

3

關于本校機構、編制的規劃、計劃、報告及上級批復

永久

次年6月底前

人力資源處

4

關于校內機構設置、變更的決定、通知

永久

次年6月底前

人力資源處

5

人事處權限內的干部任免通知

定期30

次年6月底前

人力資源處

6

各類人才項目申報材料

永久 / 定期30年   

次年6月底前

人力資源處

7

教職工部門變動申請表、離職單、解除關系證明、退休審批表等相關材料

定期30

次年6月底前

人力資源處

8

教職工海外培訓申請表

定期30

次年6月底前

人力資源處

9

教職工養老保險材料

定期30

次年6月底前

人力資源處

10

博士后進出站材料、博士后研究報告

定期30

次年6月底前

人力資源處

11

每年學校各部門、學院研究所考核總結材料(含人事)

永久

次年6月底前

人力資源處

分類號:XZ13(監察審計)

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

審計工作報告及工作底稿

定期30

次年6月底前

黨委辦公室

分類號:XZ14 保衛

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

上級關于保衛工作的文件材料

定期30

次年6月底前

公共服務處

2

保衛工作各類規章制度

定期30

次年6月底前

公共服務處

3

保衛工作計劃、規劃、總結

定期30

次年6月底前

公共服務處

4

保衛工作相關會議記錄

定期30

次年6月底前

公共服務處

5

教職工、學生案件的結論材料

定期30

次年6月底前

公共服務處

6

表彰保衛工作先進集體、個人材料

定期30

次年6月底前

公共服務處

分類號:XZ15 總務

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

上級關于后勤管理工作的文件材料

定期30

次年6月底前

公共服務處

2

后勤管理工作的規章制度

定期30

次年6月底前

公共服務處

3

后勤管理工作的計劃、總結、報告

定期30

次年6月底前

公共服務處

4

愛國衛生、保健工作、學生醫保的計劃、總結、規定、通知、憑證等文件

定期30

次年6月底前

公共服務處

5

師生員工健康狀況調查材料及統計表

定期30

次年6月底前

公共服務處

6

本校計劃生育工作文件材料

定期30

次年6月底前

公共服務處

7

后勤管理部門與有關單位簽訂的合同、協議書
重要的30
一般的10

定期30 / 定期10

次年6月底前

公共服務處

8

學校房產(不動產權證)

定期30

次年6月底前

公共服務處

9

車輛租賃合同 (10萬以上)

定期30

次年6月底前

公共服務處

10

校園綠化工作有關合同(10萬以上)

定期30

次年6月底前

公共服務處

分類號:XZ16 圖書、情報、檔案

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

上級有關圖書、情報、檔案工作的指導性文件

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

2

圖書館制訂的規章制度

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

3

書刊訂購經費、館藏年度統計報表

永久

次年6月底前

圖書信息中心

4

對外簽訂的各類協議、合同(10萬及以上)

定期10

次年6月底前

圖書信息中心

5

情報工作相關報告

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

6

每年檔案移交憑證

永久

次年6月底前

圖書信息中心

7

檔案編研材料

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

分類號:XZ17 信息化

序號

類目名稱

保管期限

歸檔時間

歸檔部門

1

上級關于信息化工作的文件材料

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

2

學校和圖書信息中心發布的有關信息化工作的各類規章制度

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

3

學校校園網絡建設資料(招標文件、合同、圖紙、竣工資料等)

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

4

機房建設資料、云計算中心、系統軟件包、容災系統(招標文件、合同、圖紙、竣工資料等)

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

5

系統相關材料(招標文件、合同、需求調研、系統設計、測試驗收資料)

定期30

次年6月底前

圖書信息中心

  


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