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上??萍即髮W檔案實體分類實施辦法

發布時間:2018-08-26瀏覽次數:36


 本方案由編制說明和主表兩部分組成。

編制說明是本方案的編制目的、編制原則、體系結構、類目設置、檔號模式及若干重要問題的說明,是使用本方案的指南。

主表由類目、標識符號、注釋等組成。

編制說明

一、編制目的

為了使我校檔案工作適應現代化管理的需要,統一我校檔案實體分類、編號、排架、檢索的標準和規范,結合我校檔案工作實際情況,特編制本辦法。

二、編制原則

1、我校檔案分類以學校全部檔案為對象,按照檔案形成的領域范疇,將形成于同一活動領域的檔案作為一個整體歸入相同的類別。

2、在充分反映檔案的形成規律和內容、特點的前提下,確定統一的實體分類體系,把同一門類檔案的管理性和業務性材料集中在一起。

3、類目設置必須有相對穩定性,不受偶然因素、短期行為的影響,在較長時期內不隨意改變。

4、類目排列、檔號結構的確定嚴格按從總到分,從一般到具體的原則劃分。各類之間、各類相同級位之間的劃分標準一致。下位類目的外延之和,等于上位類目的外延。同位類目之間界限清楚,不互相交叉和包容。

     5、采用多元、靈活的處理方法,在強調大的原則統一的同時,照顧不同類型、規模、層次的特點。根據學校檔案實際情況和發展水平,在類目設置、序列編排、上架檢索等方面給以較多的自由度,留有較大的余地。

三、體系結構

(一)一級類目的劃分與標識

一級類目是我校檔案實體分類的最高層位。一級類目的標識,采用類目名稱主詞的漢語拼音的第一個字母組合而成,如“XZ”即“xingzheng”(行政)的簡稱。根據我校檔案產生的領域范疇,結合檔案記述的內容性質,確定為十個一級類目,其標識符號、名稱和主要內容如下:

1、DQ黨群

主要包括學校黨群部門在工作中形成的文件材料。

2、 XZ行政

主要包括行政職能部門(教務、科研、基建、設備、外事、財務等部門除外)工作中形成的文件材料。

3、 JX教學

主要包括教學管理、教學實踐和教學研究活動中形成的文件材料。

4、 KY科學研究

主要包括科學管理、科學實踐和科學研究活動中形成的文件材料。

5、CP產品生產與科技開發

產品生產與科技開發 主要包括產品生產、科技開發管理及活動過程中形成的文件材料。

6、 JJ基本建設

主要包括基本建設管理和項目建設中形成的文件材料。

7、 SB儀器設備

主要包括儀器設備管理和設備項目中形成的文件材料。

8、 CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動過程中形成的文件材料。

9、 WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動中形成的文件材料。

10、 CK財會

主要包括財務工作管理和會計核算活動中形成的文件材料。

()二級類目、三級類目的設置和標識

二級類目是對一級類目的細分,三級類目是對二級類目的細分。細分的標準是根據該類檔案的形成規律和特點,結合檔案記述和反映的內容性質,進行設置。我校二級類目、三級類目設置的標準詳見主表,各立檔單位不得隨意變動。

二級類目、三級類目的標識,一般采用“雙位制”。如:“綜合”為“11”,其余依次為12、13……99,但10、20……等帶“0”的數字不用。

四、檔號的編制

檔號是存取檔案的代號和排架的依據,必須反映我校檔案的分類體系和物理位置。

()檔號編制的原則:

檔號編制必須符合唯一性、合理性、穩定性的要求,所有檔案均不得重號;方便插卷,使其有充分擴展的余地;不得隨意變動;能適應計算機管理的需要,發揮排架、檢索的雙向功能。

()檔號結構、模式和標識:

 1、檔號包括年度號、分類號、部門簡號、案卷號四個部分

年度號由四位阿拉伯數字組成。

分類號是檔號的主體,一般由一、二級類目代號組成。

案卷號是按所選擇的分類號中最下位類順序編碼。由于案卷數量不同,案卷號可不限級數。

 2、檔號的模式:

年度號+分類號+部分簡號(部門簡號見附件)+案卷號

 3、檔號的標識

檔號采用漢語拼音和阿拉伯數字相結合的混合號碼制。年度號、 分類號、部門簡號、案卷號之間用連接符號“一”連結。例如:校辦2015年校長辦公會記錄編定為第10卷,其案卷檔號可標識 為:

         2015XZ110102010

            |          |         |        |

年度號     分類號   部門簡號  案卷號


卷內第一份文件檔號標識為:

      2015XZ110102010001

            |          |         |        |       |

年度號     分類號   部門簡號  案卷號 件號


五、關于聲像、實物等特殊載體檔案的處理

聲像載體檔案主要包括學校在教學、科研及黨政管理等工作中形成的照片(底片)、錄音帶、錄像帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。

實物檔案主要指省市級以上的黨政領導、社會名人及本校領導、知名人士為我校的題詞、繪畫與其他有保存價值的實物。

它們與紙質載體的文件材料同為學校檔案的重要組成部分。從聲像及實物載體檔案歸檔的內容看,基本不超出十個一級類目的范圍,故沒有將它與十個一級類目并列。但由于載體和幅面尺寸(類型)不同,保管要求不同,因此做特殊處理:按照載體類型分別單獨編號排架,同時注明與相應載體檔案的參見號。其編號模式為:

聲像載體檔案檔號模式為:年度號+聲像檔案代號(sx)+載體代號(代碼) +部門簡號+保管單位號

保管單位是聲像載體檔案最低限度的數量詞,可以是卷、冊、盒,也可以是張、件。

例如:某中央領導同志2015年來校視察,錄像帶序號是001,照片冊(組)序號是001·,則可分別標識為:


      2015    SX14      0102     001  001

| | | | |           |

年度號  聲像檔案代號 載體代號   部門簡號       保管單位號      件號

2015    SX12     0102  001001

   | | | | |          |

年度號 聲像檔案代號 載體代號 部門簡號   保管單位號   件號

實物載體檔案檔號模式為:年度號+實物檔案代號(SW)+載體代號(代碼) +部門簡號+保管單位號:

例如:2015年某校為紀念友好合作贈與我校書畫第一副則可分別標識為:

2015   SW 17    0102     001

| | | | |

年度號      實物檔案代號載體代號 部門簡號      保管單位號

第 二 章 主 表

主表由類目、標識符號、注釋等組成。

一、DQ黨群

11 黨務綜合 (分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此)

12 紀檢

13 組織

14 宣傳教育 (學生思想政治工作材料入此)

15 統戰 (民主黨派材料入此)

16 工會 (婦女工作材料入此)

17 團委 (學生社團材料入此)

二、 XZ行政

11 行政綜合 (學校評估、教代會、職代會、院、所等單位綜合材料入此)

12 人事 (師資培訓材料入此)

13 監察審計

14 武裝保衛 (人防、軍訓材料入此)

15 總務 (房產、水電管理工作、愛國衛生、公費醫療、保健、計劃生育工作、校園綠化工作、車輛工作、環保工作、維修工作、膳食管理工作、通訊工作等材料入此。)

16 圖書、檔案

17 信息化

三、JX教學工作

11綜合

學生運動會、教學評估、優秀教學評獎材料入此

12學科與實驗室建設

專業設置入此

13招生

14學籍管理

學生獎懲材料入此

15課堂教學與教學實踐

16學位

17畢業生

畢業生信息反饋工作入此

18教材

四、KY 科學研究

11 綜合 (科研經費管理、學術活動材料入此)

12 項目

13 專利

五、CP產品生產與科技開發

11 綜合   

12 產品

六、JJ基本建設

11綜合

12項目建設

按基建項目設置類目

七、SB儀器設備

11綜合

12儀器設備項目

按項目設置類目

設備單件在10萬以上的設備材料入此

八、CB 出版

11 綜合

12 報紙

13 刊物  

14 書稿

15 音像

九、WS外事

11 綜合

12 出國 (國際合作與會議材料入WSl4)

13 來校 (外國留學生工作材料入WSl5。國際合作與會議材料入WS14)

14 國際合作與會議

15 外國留學生工作

16 港澳臺工作(含出境、入境、科技合作等材料)

十、CK財會

11會計憑證

12會計帳簿

13會計報表

14其他

資金,助學金入此

十一、XS學生

11本科生

12碩士研究生

13博士研究生

十二、RS人事

11在職人員

12離退休人員

13死亡

附:SX 聲像

11 綜合

12 照片

13 錄音帶

14 錄像帶

15 幻燈片

16 磁盤

17 影視膠片

18 微縮膠片

19 光盤

SW實物

11 綜合

12獎狀、獎牌、獎旗、獎杯

13證書

14產品實物或模型

15印鑒

16牌匾

17題詞、書畫

18紀念品

19其他

部門簡號:

部門名稱

簡號

黨委辦公室

0112

校長辦公室

0102

教學事務處

0103

學生事務處

0113

科技發展處

0104

國際事務處

0105

人力資源處

0106

財務處

0107

公共服務處

0108

基建管理中心

0109

設備與資產處

0110

圖書信息中心

0111

物質學院

0201

生命學院

0202

信息學院

0203

創管學院

0204

創意學院

0205

通識教學中心

0206

免疫化學研究所

0301

iHuman研究所

0302

數學研究所

0303



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